Come compilare una fattura elettronica

La fattura elettronica è la nuova modalità di fatturazione per i privati titolari di partita IVA dal 1° gennaio 2019. A partire da questa data, infatti, la tradizionale fattura cartacea può essere utilizzata solo in alcuni casi.
Per comprendere come compilare una fattura elettronica è importante prima di tutto capire che cos’è questo nuovo sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture introdotto per combattere l’evasione fiscale e contemporaneamente ridurre i costi e semplificare il sistema.

Fatturazione elettronica: cos’è

La fattura elettronica è un file in formato XML che ha sostituito la fattura cartacea per tutti coloro che sono titolari di partita IVA. Dal 1° gennaio 2019, infatti, possono essere emesse solo fatture elettroniche per la cessazione di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabili in Italia.
L’obbligo riguarda sia le transazioni verso altri operatori economici (B2B) che quelle verso privati (B2C). Dall’obbligo di fatturazione elettronica, invece, sono escluse le operazioni con l’estero per le quali si utilizza l’esterometro mensile. Per poter compilare una fattura elettronica occorre avere un device a disposizione che può essere un pc, un tablet oppure uno smartphone.

Fatture elettroniche: chi deve emetterle

Le fatture elettroniche devono essere emesse da tutti i soggetti passivi d’imposta che effettuano operazioni nei confronti di residenti o stabiliti in Italia. Pertanto, i professionisti, le aziende e le imprese private hanno l’obbligo di utilizzare questa modalità di fatturazione, sia per le cessioni di beni e prestazioni di servizi business to business che per quelle nei confronti di consumatori finali.
Sono esclusi, invece, dall’obbligo di emissione della fattura elettronica, al momento, gli operatori sanitari che sono obbligati all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria, gli operatori economici non residenti o non stabiliti in Italia e i soggetti che si avvalgono di regimi fiscali agevolati, come il regime di vantaggio e quelli che rientrano nel cosiddetto regime forfettario. A queste categorie si possono aggiungere anche i piccoli produttori agricoli, i quali erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.

Dal 2022 sarà inserito l’obbligo di fatturazione elettronica, con relativo invio allo SDI, anche per le fatture derivanti da operazioni transfrontaliere che attualmente prevedono l’ESTEROMETRO, abolito dal 1° Luglio 2022. Sarà quindi previsto un unico canale di comunicazione, il Sistema di Interscambio, anche per la trasmissione dei dati che riguardano le fatture da e verso l’estero. Sono state altresì previste nuove disposizioni per le dichiarazioni d’intento, sottoposte a specifiche procedure di analisi di rischio e di controllo, allo scopo di verificare il possesso dei requisiti.

Come compilare una fattura elettronica

È arrivato il momento di vedere come compilare una fattura elettronica. Per prima cosa occorre avere un software che permette di compilare il file della fattura in formato XML. Esistono diversi programmi che si possono utilizzare, come i gestionali privati oppure i software dell’Agenzia delle Entrate o della Camera di Commercio.
All’interno della fattura bisogna inserire i dati del cliente e quelli che riguardano la natura, la quantità e la qualità del bene, come previsto dal DPR IVA n. 633/1972 all’articolo 21. Una cosa importante da tenere a mente riguarda il fatto che all’interno della sezione dedicata ai dati del cliente è necessario compilare sempre il campo contrassegnato dalla voce Codice Destinatario, che è l’indirizzo telematico a cui verrà recapitata la fattura.
Nel caso di indirizzo PEC, il campo Codice Destinatario deve essere compilato con il valore 0000000, mentre nel campo PEC destinatario bisogna riportare l’indirizzo PEC del cliente. Se il cliente, invece, non ha o non comunica un indirizzo telematico, perché è un consumatore finale oppure opera in regime di vantaggio o forfettario, basta compilare il campo Codice Destinatario con il valore 0000000.
Un’altra cosa importante da sapere è che la registrazione delle fatture emesse nei registri IVA deve avvenire nell’ordine della loro numerazione ed entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione, ma con riferimento allo stesso mese di effettuazione.
Per quanto riguarda la loro conservazione, invece, le fatture, emesse e ricevute, devono essere conservate, ai fini tributari, per un periodo minimo di 5 anni decorrenti dal 31 dicembre dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione alla quale si riferiscono le registrazioni.

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